Musí být na faktuře razítko a podpis?

Krátká odpověď: ne, ani jedno. Podle § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, je faktura platná a daňově uznatelná i bez razítka a bez podpisu dodavatele. Přesto větu „pošlete nám to orazítkované a podepsané“ slyšel skoro každý podnikatel; rozebereme podpisy u přijatých faktur i to, co dělat, když odběratel razítko přesto vyžaduje.

Musí být na faktuře razítko a podpis? Co říká zákon

Ustanovení § 29 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, přesně vyjmenovává náležitosti daňového dokladu: označení a DIČ dodavatele i odběratele, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, data a částky. Razítko ani podpis v tomto výčtu nejsou. Evropské právo je v otázce podpisu ještě přísnější: podle čl. 229 směrnice 2006/112/ES členské státy nesmějí vyžadovat, aby faktury byly podepsány.

Podpis má v soukromém právu své místo jinde. Podle § 561 občanského zákoníku se podpis vyžaduje k platnosti písemného právního jednání, typicky smlouvy. Faktura ale není smlouva, je to vyúčtování plnění, které už bylo sjednáno. A razítko? To občanský zákoník nezmiňuje vůbec. Obecně se povinnosti razítka věnujeme v článku Je razítko na faktuře povinné?, tady nás zajímá právě ta obávaná kombinace „razítko a podpis“.

Vystavené a přijaté faktury: kdo se podepisuje doopravdy

Celý zmatek pramení hlavně z § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Ten skutečně mluví o podpisovém záznamu na účetním dokladu. Jde ale o podpisy na straně účetní jednotky, která doklad účtuje: osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Jinými slovy, když vám přijde faktura, podpisový záznam k ní připojuje vaše účetní (dnes často elektronicky přímo v účetním programu), ne dodavatel. Po dodavateli zákon žádný podpis nechce a chybějící razítko či podpis na přijaté faktuře není důvod ji vracet ani ji vyřazovat z nákladů.

A co elektronické faktury a PDF?

U faktur posílaných e-mailem jako PDF se nic nemění: náležitosti podle § 29 zákona o DPH platí stejně a razítko s podpisem zůstávají dobrovolné. Pokud přesto chcete, aby PDF faktura působila „potvrzeně“, vkládá se do ní grafické razítko: obrázek s údaji firmy, ideálně v PNG nebo SVG s průhledným pozadím, aby nepřekrýval text. Je to čistě vizuální prvek, nemá právní sílu kvalifikované elektronické pečeti podle nařízení eIDAS a nikdo seriózní vám nebude tvrdit opak. Jak razítko dostat na fakturu krok za krokem, ukazujeme na stránce Razítko na fakturu.

Odběratel razítko vyžaduje: co teď?

Máte dvě možnosti. Můžete odběratele odkázat na § 29 zákona o DPH a čl. 229 směrnice a mít pravdu. Nebo mu vyhovět a mít dřív zaplaceno. V praxi je druhá cesta skoro vždy rychlejší, zvlášť u větších firem a institucí, kde „faktura bez razítka“ znamená kolečko navíc přes schvalovatele. Řešení zabere pár minut: vytvoříte si grafické razítko, jednou ho vložíte do šablony faktur a dál už se o nic nestaráte. Uživatelé Pohody to zvládnou podle návodu jak vložit razítko do Pohody.

Na rovinu: proč vám razítko prodáváme

Razítko na fakturu tedy nepotřebujete ze zákona a podpis po vás stát chtít nesmí. Grafické razítko prodáváme, protože faktura s ním vypadá profesionálně, odběratelé ji berou vážněji a často ji dřív zaplatí, ne proto, že by to vyžadoval zákon. Pokud vám někdo tvrdí opak, nevěřte mu. Hotové razítko si stáhnete v PNG, SVG, PDF i DOCX a vložíte ho do faktur, smluv nebo e-mailů za pár sekund.

Tento článek má informační charakter a není právním poradenstvím. Při konkrétních právních otázkách se obraťte na odborníka.