Razítko online vs. elektronické razítko: v čem je rozdíl?

Krátká odpověď: razítko online je obrázek, který vložíte do dokumentu, zatímco elektronické razítko podle nařízení eIDAS (EU) č. 910/2014 je certifikovaná kvalifikovaná elektronická pečeť právnické osoby. Digitální razítko a časové razítko jsou další, s tímto nesouvisející pojmy. digiRazítko vytváří výhradně to první, obrázek, nic jiného.

Čtyři věci s podobným názvem

1. Grafické razítko (razítko online) - vizuální otisk vašeho firemního razítka (název, IČO, adresa, kulatý či oválný tvar), který vložíte do dokumentu stejně, jako byste naskenovali gumové razítko. Přesně tohle vytváří digiRazítko.
2. Kvalifikovaná elektronická pečeť (podle eIDAS) - neviditelná kryptografická „pečeť“ právnické osoby, která dokumentu zaručuje původ a nezměněnost. Je to certifikovaná služba, ne obrázek.
3. Elektronické autorizační razítko (EAR) - zvláštní kvalifikovaný elektronický podpis autorizovaných inženýrů, techniků a architektů (ČKAIT, ČKA), kterým od července 2024 opatřují dokumenty ve výstavbě. Vydávají ho kvalifikovaní poskytovatelé, nikoli generátory razítek.
4. Časové razítko (kvalifikované elektronické časové razítko) - kryptografický důkaz, že dokument existoval v určitém čase a od té doby se nezměnil. Vydávají ho certifikační autority (např. PostSignum).

(Pro úplnost: pod „elektronickým razítkem“ se občas myslí i fyzické zařízení, například COLOP e-mark. To je hardware, který fyzicky tiskne, a s ničím z výše uvedeného nemá nic společného.)

Co je kvalifikovaná elektronická pečeť a kdo ji potřebuje

Kvalifikovaná elektronická pečeť je pojem z nařízení eIDAS (EU) č. 910/2014 a českého zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru. Zjednodušeně:

• vytváří ji právnická osoba pomocí kvalifikovaného certifikátu a zabezpečeného prostředku,
• dokumentu zaručuje původ a integritu, tedy důkaz, že ho vydala konkrétní organizace a že po zapečetění nikdo obsah nezměnil,
• povinně ji používají především orgány veřejné moci (§ 8 zákona č. 297/2016 Sb.); běžná soukromá firma ji ze zákona nepotřebuje.

Je to placená služba vázaná na certifikát, ne obrázek, který si stáhnete a vložíte do Wordu.

Co je grafické razítko

Grafické razítko je obrázek: vizuální podoba vašeho firemního razítka ve formátu PNG, SVG, PDF či DOCX. Vložíte ho do faktury, smlouvy nebo dopisu stejně, jako byste otiskli a naskenovali fyzické razítko. Slouží vzhledu, přehlednosti a důvěryhodnému dojmu dokumentu, ne kryptografickému ověřování.

Důležité: grafické razítko není kvalifikovaná elektronická pečeť podle eIDAS a ani se za ni nevydává. Nenahrazuje podpis, kvalifikovaný elektronický podpis, EAR ani časové razítko. Je to vizuální prvek, přesně to, co ve většině případů na faktuře nebo smlouvě potřebujete.

Kterou z nich potřebujete?

Krátce:

• Běžná OSVČ nebo s.r.o., která chce mít na faktuře, smlouvě či cenové nabídce pěkný firemní otisk: grafické razítko. Pro tento účel je kvalifikovaná elektronická pečeť zbytečná a zbytečně drahá.
• Navíc, razítko na faktuře dnes zpravidla není ze zákona povinné vůbec. Rozebíráme to v samostatném článku: Je razítko na faktuře povinné?
• Kvalifikovanou elektronickou pečeť nebo časové razítko potřebujete jen tehdy, když to konkrétní zákon nebo úřad výslovně vyžaduje (typicky elektronická komunikace s veřejnou správou) a potřebujete právně uznaný důkaz o původu a nezměněnosti dokumentu.
• EAR potřebujete pouze tehdy, pokud jste autorizovaný inženýr, technik nebo architekt a opatřujete jím dokumenty podle stavebního zákona. V tom případě se obraťte na ČKAIT/ČKA a kvalifikované poskytovatele, ne na generátor razítek.

Jinými slovy: pokud chcete jen to, aby vaše faktury vypadaly profesionálně a měly firemní otisk, hledáte razítko online, tedy obrázek, ne placenou certifikovanou službu vázanou na certifikát.

Je grafické razítko „v pořádku“?

Ano. Vložení obrázkového razítka do vlastního dokumentu je zcela běžné a v pořádku: nevydává se za kvalifikovanou pečeť a nenahrazuje podpis. Samozřejmě, razítko používejte jen pro vlastní firmu a vlastní dokumenty; nesmí sloužit k napodobování cizí firmy ani k falšování dokumentů.

Vytvořte si firemní razítko za 60 sekund

V editoru digiRazítko zadáte IČO, my doplníme údaje z registru ARES a vy si stáhnete čisté razítko v PNG, SVG, PDF i DOCX, připravené k vložení do faktur a smluv.

Tento článek má informační charakter a není právním poradenstvím. Při konkrétních právních otázkách se obraťte na odborníka.